客户档案管理制度(精选15篇)

在不断进步的社会中，各种制度频频出现，制度是国家机关、社会团体、企事业单位，为了维护正常的工作、劳动、学习、生活的秩序，保证国家各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的应用文。制度到底怎么拟定才合适呢？以下是小编为大家整理的客户档案管理制度，希望对大家有所帮助。

一、《中老年健康调查表》表格的使用和管理：

1、此表格用于与顾客初次接触，为掌握顾客基本信息使用。

2、此表格仅供满意代表或销售主管收集顾客资源时使用。

3、满意代表要求顾客填写基本信息时，以“爱心之路”普查的的名义切入。

4、此表格的内容需引导顾客填写齐全(或满意代表代顾客填写)，保证信息真实。

5、此表格的右上角，满意代表必须签上名字，代表该顾客档案为自己收集

6、此表格填写完毕，满意代表将表格全部交到销售经理。

7、销售经理根据表格情况，将顾客档案合理分配给满意代表对顾客进行下一步跟踪拜访。

8、档案分配原则：

谁收集的档案归谁(此条优先)

按地域就近分配

将一部分分配给新员工

根据销售能力、工作量、服务效率等因素分配

其他分配原则由销售经理把握

9、满意代表将顾客名单所涉及的顾客信息，用笔记本做好记录，便于开展工作。

10、销售经理统一将表格交到公司客服部门经理保存，作为档案封存。

11、封存的表格，公司任何人不得随意索取查阅，必须经过公司总经理批准同意。

12、此表格由公司统一安排印刷，不经公司同意，严禁复印。

二、《顾客档案表》表格的使用和管理：

1、此表格用于参加过公司统一组织的联谊会、旅游、餐饮等销售活动的'顾客(包括购买产品顾客和未购买产品顾客)，作为公司重要的顾客资源，进行存档。。

2、满意代表根据顾客填写的《“爱心之路”老人生活状况大普查》相关内容，和活动现场顾客的反馈信息，填写本表。

3、满意代表必须于顾客参加活动的当日即完成本表格的填写。

4、本表格填写，必须将表格所列的内容填写完整、清晰。

5、表格填写完毕后，最迟于次日统一交至销售经理。

6、由销售经理汇总《顾客档案表》，交至顾服主管医生保存。

7、《顾客档案表》的回访原则：

满意代表：

购买顾客须在《顾客档案表》制成后3日内数，包含资料中的封面及所有纸张）移交项目经理b角，清单一式三份，a、 b角各执一份，档案资料中一份，a、b角、档案管理人员三方分别签字确认。()项目经理b角根据清单内容对档案资料进行审核，确认档案及相关有权人员签字完整并编码之后移交给档案管理员，若资料中有重要资料或签字缺少，项目经理b角须列出补充资料清单要求项目经理a角补齐；

（三）项目资料包括四部分：立项审批资料、重要合同或单据等、项目调查资料、客户或企业资料；

（具体内容及顺序附表）；

（四）业务发生后与客户所签署的合同，属于客户但客户未拿走的部分，应列入档案附件交档案室保存，列入附件的资料不进行编码；

（五）档案的移交时限为项目结束后

（一般为贷款发放后）的五天之内，具体为项目经理a角三个工作日内移交项目经理b角，项目经理b角两个工作日内移交档案室，特殊情况说明原因经有权审批人同意后可以酌情延后；

（六）档案管理员在接交档案时，按照项目经理b角提供的清单一一核对档案资料，双方确认无误，项目经理b角、档案管理员双方签字确认；

（七）档案管理员在档案登记本上按时登记所接收的档案名称，双方签字确认；

（八）档案管理员对接收的档案统一编号，并按照档案号相应给档案中的合同编号。

五、重要权证资料的移交

（一）重要权证资料包括：贷款或者担保客户的财产权属证明原件、保证人的`财产权属证明原件、他项权证原件、动产抵押登记通知书、股权出质设立登记通知书、其他权属证明原件；

（二）重要的权证应与档案资料分开移交，重要权证视同现金管理，相关权属证书在数均应齐备完好。

5.实物类、声像类档案资料要清楚完好，并按归档要求供给拍摄内容、时间、背景、作者等文字信息，电子文件应有相应的纸质文件资料，并保留。

（十一）归档档案资料检查。物业企业负责检查、督查、指导并查核各客户服务中心档案资料的管理工作。统计汇总各客户服务中心归档资料目录清单，按期对各客户服务中心档案的归档工作进行实地检查。

五、档案资料的借阅和使用

在进行档案资料借阅使用时，假如是在档案室查阅一般资料，办理一般登记手续即可；假如要查阅重要密级资料，须执行档案借阅审批手续，且一定在档案室就地查阅后送还，不得私自带出复印。

（十三）档案资料借阅的有关规定。

1.借阅的档案资料一定准时送还，并实时办理清户手续。一般不得超出7天，超出7天则需办理续借手续，未办理缓期手续且借出档案超出15天者，对有关责任人进行渎职问责办理，在借阅时期造成资料丢掉者，依据资料的重要程度进行相应的办理。

2.借阅者一定保证原样送还所借的档案资料，保证资料完好无损，不得在档案资料上涂改、画线、标记等。

3.未经赞同，借阅者不得随意摘抄、摄影、复制档案资料，凡经赞同摘抄、复制的档案资料一定由档案资料管理人员进行审察和查对。

4.实物档案一般不外借，声像档案资料以复印件供给利用。

（十四）要注意保护业主和住户的个人信息，业主个人信息档案在有关客户服务中心的档案库中，如需调用含有业主个人隐私信息的资料，须经客户服务中心负责人赞同，有些需经业主自己赞同，并由有关档案人员记录去处，追踪有关信息资料的使用及其销毁状况。

六、档案资料管理和判定

（十五）物业企业及各客户服务中心依据自己实质状况设置综合档案室、资料保留室和库房等，一定保证有相对独立的空间，并能保证资料的安全与齐备。

1.库房要相对独立，并拥有防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防鼠、防高温等功能，库房内和库房邻近严禁搁置易燃易爆物件或其余危险物件，并装备灭火器械，标示严禁烟火标记。

2.库房内全力按分类设置，档案资料按类型齐整排放，保持通风，并与窗户垂直，防止阳光直射，将全部档案架一致编号，编制档案资

料寄存地点索引。

（十七）档案资料统计，详细要求以下

1.物业企业及各客户服务中心要在每年12月31日前对档案资料的移出、收进、整理、判定、保留的数目和状况及档案资料的借阅利用等状况进行统计。

2.物业企业档案员将统计结果报物业企业负责人，部下各客户服务中心档案员将统计结果报给客户服务部负责人。

3.统计工作一定做到脚踏实地，照实反应状况，务必保证供给的数据正确，切合客观实质。

（十八）档案资料的判定，包含以下要求

1.档案资料一经归档，未经领导判定和赞同，任何人不得私自销毁。

2.经判定后仍没法确立其保留价值的档案资料，应持续保留至次年再进行判定。

3.技术档案资料鉴准时，需附带工程技术部门的专业建议。（十九）档案资料的销毁。

1.经判定后赞同销毁的档案资料，由档案室负责人妥当办理，不得作其余用途或看作废纸销售。

2.销毁档案资料须有起码两名监销人，监销人应认真复核要销毁的档案资料。销毁完成须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人在销毁清册上署名。

3.档案资料管理员应实时做好档案资料整理、检索工具调整等工作。

七、奖罚

（二十）企业依据每年查核结果，关于在档案管理过程中做出成绩和贡献，或许进步特别突出的部门和个人赐予相应表彰或奖赏等。

（二十一）关于工作不负责，未认真贯彻执行物业企业档案工作要求的档案管理人员，企业将对档案管理的详细工作人员和有关领导进行处罚。

（二十二）因管理或使用不妥，造成档案信息外泄，或许未经允许，私自将档案资料抄写、复制与转借别人等状况，将依据情节严重程度，赐予相应的处罚。

八、附则

（二十三）本管理制度由企业客户服务部订正，自觉布之日起实行。

管理制度

1、客户档案由与客户直接联系的人一周内负责建立，交直接上级审核，专人负责保管。

2、与公司有长期合作关系的主要经销商、医院、药店、零售商等每季度由直接责任人负责对客户档案进行填充、修改和完善，填充、修改和完善的内容按时交档案管理人。

3、客户档案管理人按照公司有关规定妥善保管，分类整理。

4、档案的`保管应严格执行档案借阅制度，不得将档案材料拿给无关人员阅读或凭私人关系随意借阅。

5、客户档案是公司的重要财产，任何人不得据为己有。

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