管理客户档案管理制度（通用23篇）

在生活中，制度使用的频率越来越高，制度是国家机关、社会团体、企事业单位，为了维护正常的工作、劳动、学习、生活的秩序，保证国家各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的应用文。拟定制度的注意事项有许多，你确定会写吗？以下是小编精心整理的管理客户档案管理制度，欢迎阅读与收藏。

管理客户档案管理制度 1

1、客户档案由与客户直接联系的人一周内负责建立，交直接上级审核，专人负责保管。

2、与公司有长期合作关系的主要经销商、医院、药店、零售商等每季度由直接责任人负责对客户档案进行填充、修改和完善，填充、修改和完善的内容按时交档案管理人。

3、客户档案管理人按照公司有关规定妥善保管，分类整理。

4、档案的`保管应严格执行档案借阅制度，不得将档案材料拿给无关人员阅读或凭私人关系随意借阅。

5、客户档案是公司的重要财产，任何人不得据为己有。

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就可以看到这种精美皮肤；2、在皮肤界面中选择自己喜欢的皮肤点开，点开后再点击下方的立即启用即可更换皮肤。)业总销售额中不同地区所占的比重，借以发现问题，提出对策，解决问题。

4、客户信用分析

在客户信用等级分类的基础上，确定对不同客户的交易条件、信用限度额和交易业务信用处理办法。

、破损现象。

4、下发文件不仅仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。

5、凡归档的文件务必留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不贴合要求的'档案员有权退回原部门重新书写。

6、重要文件如部门需用可进行复印，但原件务必归档。

7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

二、专职档案工作人员岗位职责制

1、认真学习专业知识，贯彻执行、，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。

2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量贴合“规范”要求。

3、负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

4、负责档案库房各项制度的落实。

5、积极带给档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作带给优质服务。

三、兼职档案工作人员岗位职责制

1、各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

2、兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。

3、兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。

4、严格执行各项档案管理制度。

5、理解本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。

四、部门立卷制度

1、凡本部门在各项活动中构成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

2、各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

3、兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。

五、档案保管制度

1、各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。

2、按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。

3、档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。

4、库房要持续清洁卫生，温度要经常持续在14—24℃，相对湿度要持续在45—60%，防止危害档案的现象发生。

5、档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。

6、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。

7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。

六、档案保密规则

1、档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。

2、凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时光内归还档案室。

3、查阅档案时，不得翻阅与查阅资料无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

4、本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。

5、对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成必须后果者要依据的规定，严肃处理并追究其职责。

七、档案借阅制度

1、借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。

2、凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。

3、借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。

4、借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。

5、档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。

6、一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的职责。

八、其他

解释权归公司行政人事部。

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数均应齐全。

9、在归档的资料中，应将每份文件的`正本与副本、转发文件与原件、请示与批复、多种文字形成的同一文件放在一起，不得分开。

10、普通文件应合一立卷，绝密文件应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。

11、不同年度的资料一般不得放在一起立卷，但是以下情形需要特殊处理。

（1）跨年度的请示与批复，放在复文年立卷。

（2）没有复文的，放在请示年立卷，跨年度的规划在针对的码。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面右上角、背面左上角打印页码。

14、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，填写字迹要工整，卷内目录放在卷首。

15、客户档案有关资料情况的说明应逐项填写在备考表内，备考表应置卷尾。若无情况说明，应填写相关负责人的姓名和立档日期。

16、各部门案卷的排列顺序。软卷封面（含卷内文件目录）→客户资料→封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

17、案卷的装订。装订前，对被破坏的材料应按裱糊技术要求装裱，字迹已扩散的应与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

三、客户档案的保管工作

1、客户档案的保管要做到“四不”，即“不散、不乱、不丢、不坏”。

2、为确保客户档案的完整和安全，必须对客户档案材料进行检查与核对。

3、客户档案材料检查与核对工作要定期进行，检查的内容既包括对客户档案保管的环境进行检查（如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等），也包括对客户档案材料本身进行检查（如查看有无霉烂、虫蛀等）。在下列情况下，也要对客户档案材料进行检查与核对。

（1）对有些档案发生疑问。

（2）发生突发事件之后，如文件被盗、遗失或发生***。

4、客户档案的保管、保密工作，严格按照下列要求进行。

（1）库房要配备必要的防火、防潮器材。

（2）设专人负责客户档案的保管工作，配齐必要的存档设备。

（3）库房、档案柜应保持清洁，不准存放无关物品。

（4）任何人不得擅自将档案资料带到公共场合。

（5）客户档案保管人员离开时关灯关窗，锁门。

（6）无关人员不得进入库房。

（7）库房内严禁吸烟。

5、要对客户的档案材料（包括档案的数量、档案材料的收集补充情况、档案的整理情况、档案的保管和利用情况、库房的设备情况、档案工作人员情况等）进行严格统计。

四、客户档案的使用与销毁规定

1、客户档案的使用。企业各部门与客户间的重大事项，均须报告客户信息服务部（除该业务保密外）。

2、如果需要查阅客户档案，应按以下手续进行。

（1）由申请查阅者提交查阅申请，在申请中写明查阅的目的、对象、理由、查阅人概况等。

（2）由申请查阅者所在单位（部门）盖章，负责人签字。

（3）由档案保管部门对查阅申请报告进行审核，若理由充分、手续齐全，则予以批准。

3、客户档案外借时，须履行如下手续。

（1）借档部门提交借阅申请，内容与查阅申请相似。

（2）借档部门盖章，负责人签字。

（3）档案部门对借阅申请进行审核、审批。

（4）进行借阅登记，把所借材料的名称、份数、借阅时间、理由等填写清楚，并由借阅人员签字确认。

（5）归还借阅材料时，应及时在外借材料登记表上注销。

4、销毁客户档案应履行如下手续。

（1）超过保存期限的档案，由客户服务部档案管理人员登记造册，经客户服务部经理和档案形成部门领导共同鉴定，报客户总监批准后，按规定销毁。

（2）经批准销毁的档案可单独存放半年，经验证确无保留价值时再行销毁，以免误毁。

（3）销毁档案必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将待销毁的文件另作他用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁登记表上签字。

五、附则

1、客户档案的修改、更新。客户发生重大变动事项时，应及时修改客户档案资料；客户与本企业的业务交往、客户的年度业绩报告、财务状况报告应及时更新。

2、本制度由客户服务部客户信息主管制定、修订和补充。

3、本制度呈报总经理审批，自颁布之日起执行。

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1、客户档案由与客户直接联系的人一周内负责建立，交直接上级审核，专人负责保管。

2、与公司有长期合作关系的.主要经销商、医院、药店、零售商等每季度由直接责任人负责对客户档案进行填充、修改和完善，填充、修改和完善的内容按时交档案管理人。

3、客户档案管理人按照公司有关规定妥善保管，分类整理。

4、档案的保管应严格执行档案借阅制度，不得将档案材料拿给无关人员阅读或凭私人关系随意借阅。

5、客户档案是公司的重要财产，任何人不得据为己有。

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一、分管档案工作的局领导职责

1、组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。

2、加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。

3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。

二、局档案员职责

1、贯彻实施《档案法》、《山东省档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。

2、对各有关处室构成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。

3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。

4、负责管理全局各种门类和载体的`档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要带给服务。

5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。

6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。

三、分管档案工作的各处（室）领导职责

1、配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并持续相对稳定。

2、将档案工作纳入本单位的议事日程（每半年研究一次档案工作），帮忙专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。

3、组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。

4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的构成积累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作。

5、协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。

6、负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责状况。

四、各处、室专（兼）职档案人员职责

1、坚持平时整理。根据本单位不一样种类文件材料的构成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

2、负责本单位文件材料的构成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。

4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时光向档案室移交。

6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。

8、按归档时光向档案室带给档案目录和统计年报表。

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一、目标

以妥善保管人事档案，有效保守机密为宗旨，确保人事档案材料的完整、安全，统一规范人事档案管理。

二、适用范围

此制度适用于我公司内部所有人事档案的管理和执行。

三、职责划分

1、人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期核对、保密、统计等。

2、集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理，外地分公司的员工人事档案管理则由当地人事管理部门负责。

3、集团公司人力资源部为制度归口部门，负责指导、监督各部门、分公司的档案管理工作，并负责制度的`编写与执行。

4、集团公司企业委员会负责审议并授权主管签核，总裁负责最终审批执行。

四、人事档案管理内容

1、员工人事档案归档与管理：新员工入职时需提交《员工应聘申请表》及相关证件复印件，人事管理课据此建立员工人事档案（涵盖员工招聘、录用、合同、考核、薪酬、福利、奖惩、培训等信息），及时归档。具体操作流程包括材料鉴选、分类、确定归档位置、目录录入和存档。

2、确立分级档案管理制度，一级档案包含员工入司时的档案材料，二级档案为员工在职期间的相关材料。

3、员工档案自入职之日起建立，按部门、职务分类。离职时将其纳入离职员工档案。

4、员工依法终止/解除劳动合同时，相关部门应在《员工离职通知单》签字确认无遗留问题；调入单位时，人力资源部核对档案，封存并转移档案材料。

5、定期检查核对员工档案，并确保其完整性和安全性。

6、在员工调动过程中，档案管理员应取出需要调动的员工档案，在账册上注销，并填写《转递人事档案通知单》，遵守保密原则并要求收档单位签字盖章。

7、妥善管理人事档案，不得带出公共场所。接收原单位转递的档案材料，不得擅自修改或泄漏。

8、人力资源部每月25日统计人事档案数量、收集补充情况、整理状况、保管情况和利用率。

五、注意事项

严格按照国家和公司规定执行员工人事档案管理。查阅档案需经过人力资源部总监（或总裁）批准并办理登记手续。档案管理人员和查阅者都不得擅自更改、泄露档案内容。

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1、服从市场部经理领导，按要求完成下达任务。

2、根据业务员反馈的客户资料经市场监察人员核实后，据《客户档案管理制度》建立客户桂案。

3、严格保守商业秘密。

4、根据信息反馈管理人员及市场监察人员、业务员提供的资料及时更新客户档案。

5、客户档案评估，及时、准确向市场部经理提供依据(或:非现款交易方式应经历“签字”程序)。

6、其他临时性相关工作。

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一、 为规范档案管理，保证小贷、担保业务档案资料

二、 档案的管理是指对公司已发生的项目资料、权属证明等进行整理，并统一移交档案管理人员编号归档。

三、 档案管理人员应建立档案台帐及权证档案台帐记录，便于资料查询、借阅、管理。

（一）客户档案管理由总经理制定专人负责。

（二）档案管理员对客户档案资料的安全性负责。

四、 档案的整理与移交

（一）业务的具体经办人员

（二）部项目经理a角将项目资料按档案清单

（三）项目资料包括四部分：立项审批资料、重要合同或单据等、项目调查资料、客户或企业资料；

（四）业务发生后与客户所签署的合同，属于客户但客户未拿走的部分，应列入档案附件交档案室保存，列入附件的资料不进行编码；

（五）档案的移交时限为项目结束后；

（六）档案管理员在接交档案时，按照项目经理b角提供的清单一一核对档案资料，双方确认无误，项目经理b角、档案管理员双方签字确认；

（七）档案管理员在档案登记本上按时登记所接收的档案名称，双方签字确认；

（八）档案管理员对接收的档案统一编号，并按照档案号相应给档案中的.合同编号。

五、重要权证资料的移交

（一）重要权证资料包括：贷款或者担保客户的财产权属证明原件、保证人的财产权属证明原件、他项权证原件、动产抵押登记通知书、股权出质设立登记通知书、其他权属证明原件；

（二）重要的权证应与档案资料分开移交，重要权证视同现金管理，相关权属证书在第一时间移交公司指定的权证管理人员， a角列出重要权证移交清单，ab角及档案员三方在对清单上所列权证的名称、权证号、数量核对无误后，单独移交档案室存档并在移交单上签字确认；

（四）档案管理员应将所收到的权证存入保险柜单独保存；

（五）存档的权证应按项目按项目编号分开保存，且权证编号应与项目的档案编号一致。如档案号为鸿借字第001号档案对应的权证档案编号也为鸿借字第001号。

六、档案的借阅

（一）公司董事长、总经理。副总经理需要借阅档案可以直接通过档案管理员办理借阅手续，员工因工作需要借阅档案的，必须按借阅需求填写《档案资料出借单》，并经公司董事长、总经理或主管副总经理批准；

（二）档案管理员凭《出借单》办理档案借阅手续并登记台帐；

（三）档案借阅人必须在《档案资料出借单》规定的期限内，将所借资料完整归还档案管理员；

（四）档案管理员核对资料完整无误后将档案复位，并登记台帐。

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一、目的

为了加强对客户档案的管理，有效地保护和利用客户档案资源，提高客户服务质量和企业管理水平，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有客户档案的管理。

三、客户档案的内容

1、客户基本信息：包括客户名称、地址、联系方式、行业类型、企业规模等。

2、业务往来记录：包括合同、订单、发票、付款记录等。

3、客户沟通记录：包括邮件、***、面谈等沟通方式的记录。

4、客户反馈信息：包括客户满意度调查结果、客户投诉及处理记录等。

5、其他相关信息：如客户的特殊要求、客户的发展动态等。

四、客户档案的建立

1、新客户档案的建立

当与新客户建立业务关系时，相关部门应及时收集客户的基本信息，并填写《客户档案登记表》，建立客户档案。

2、现有客户档案的完善

对于现有客户，应定期更新客户档案，确保档案信息的准确性和完整性。更新内容包括客户的业务往来记录、沟通记录、反馈信息等。

五、客户档案的管理

1、档案存储

客户档案应采用电子文档和纸质文档相结合的方式进行存储。电子文档应存储在公司指定的服务器或存储设备中，纸质文档应存放在专门的档案柜中。

2、档案编号

对每个客户档案进行编号，编号应具有唯一性，便于查询和管理。

3、档案保密

客户档案属于公司机密信息，应严格保密。未经授权，任何人不得查阅、复制或泄露客户档案信息。

4、档案借阅

因工作需要借阅客户档案时，应填写《客户档案借阅申请表》，经相关领导批准后，方可借阅。借阅人应妥善保管档案，不得涂改、损坏或丢失档案。借阅期满后，应及时归还档案。

5、档案销毁

对于过期或无用的客户档案，应按照公司规定的程序进行销毁。销毁前，应确认档案无保留价值，并填写《客户档案销毁申请表》，经相关领导批准后，方可进行销毁。

六、客户档案的利用

1、客户服务

利用客户档案，了解客户的需求和偏好，为客户提供个性化的服务，提高客户满意度。

2、业务拓展

通过分析客户档案，了解客户的.业务发展动态，寻找业务拓展的机会。

3、市场调研

利用客户档案中的反馈信息，进行市场调研，了解市场需求和竞争对手情况，为公司的决策提供依据。

七、监督与检查

公司定期对客户档案管理工作进行监督和检查，确保客户档案的管理符合本制度的要求。

对违反本制度的行为，将视情节轻重给予相应的处罚。

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一、目的

为了规范公司客户档案管理，有效地保护和利用客户档案，提高客户服务质量和市场竞争力，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有客户档案的管理。

三、客户档案的内容

1、客户基本信息：包括客户名称、联系方式、地址、行业类型、企业规模等。

2、业务往来信息：包括合同、订单、发票、付款记录等。

3、沟通记录：包括***记录、邮件往来、面谈记录等。

4、客户需求信息：包括客户对产品或服务的需求、反馈意见等。

5、客户评价信息：包括客户对公司产品或服务的满意度评价等。

四、客户档案的建立

1、新客户档案的建立

（1）当公司与新客户建立业务关系时，由负责该客户的业务人员负责收集客户的基本信息，并填写《客户档案登记表》。

（2）业务人员将填写好的《客户档案登记表》及相关资料提交给客户档案管理员进行审核和归档。

2、现有客户档案的完善

（1）业务人员应定期对现有客户档案进行更新和完善，确保客户档案信息的准确性和完整性。

（2）业务人员在与客户进行业务往来过程中，应及时将相关信息记录在客户档案中。

五、客户档案的管理

1、客户档案的存储

（1）客户档案应采用电子档案和纸质档案相结合的方式进行存储。

（2）电子档案应存储在公司指定的服务器或存储设备中，并进行备份，确保档案的安全性和可靠性。

（3）纸质档案应存放在专门的档案柜中，并进行分类、编号和归档，便于查找和管理。

2、客户档案的查阅

（1）公司员工因工作需要查阅客户档案时，应填写《客户档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，方可查阅。

（2）客户档案管理员应根据批准的《客户档案查阅申请表》，为查阅人员提供相应的客户档案，并进行登记。

（3）查阅人员应在规定的时间内归还客户档案，并确保档案的完整性和安全性。

3、客户档案的保密

（1）客户档案属于公司的商业机密，公司员工应严格遵守保密制度，不得泄露客户档案信息。

（2）客户档案管理员应采取相应的保密措施，确保客户档案的安全性和保密性。

六、客户档案的利用

1、客户服务

客户档案管理员应根据客户档案信息，为客户提供个性化的服务，提高客户满意度。

2、市场分析

公司管理层可以利用客户档案信息进行市场分析，了解客户需求和市场趋势，为公司的战略决策提供依据。

3、业务拓展

业务人员可以利用客户档案信息，寻找潜在客户，拓展业务渠道，提高公司的.市场占有率。

七、客户档案的销毁

1、客户档案的保存期限

客户档案的保存期限应根据公司的相关规定和法律法规的要求进行确定。一般情况下，客户档案的保存期限为 [X] 年。

2、客户档案的销毁程序

（1）当客户档案达到保存期限或不再具有保存价值时，客户档案管理员应填写《客户档案销毁申请表》，经部门负责人审核、公司管理层批准后，方可进行销毁。

（2）客户档案管理员应在销毁客户档案前，对档案进行清点和核对，确保档案的完整性和准确性。

（3）客户档案的销毁应采用安全、可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息不被泄露。

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